Promptit tilitoimistolle
Valmiita kehotteita tilitoimiston toistuviin kirjoitustöihin. Jokaisen perässä on lyhyt perustelu siitä, mikä kohta kehotteessa tekee työn – kopioimisen sijaan kannattaa lukea sekin.
Yksi asia ennen kuin kopioit
Älä syötä asiakkaan tunnistettavia tietoja kuluttajatason tilille. Kaikki alla olevat kehotteet on kirjoitettu niin, että varsinainen aineisto liitetään erikseen – voit siis antaa mallille rakenteen ja luvut ilman nimiä, tai käyttää yritystason tiliä, jossa on tietojenkäsittelysopimus ja opetuskäyttö kytketty pois. Missä raja kulkee, on käyty läpi tietoturvaoppaassa.
Toinen asia, joka toistuu jokaisessa kehotteessa: suomalaiset luvut annetaan mallille valmiina. Se ei ole varmuuden vuoksi tehty varotoimi vaan välttämättömyys, ja syy on selitetty promptausoppaassa.
Asiakkaan kuukausiraportin saatekirje
Raportti on valmis, mutta asiakas ei lue lukuja ilman selitystä.
Olet kirjoittamassa saateviestiä tilitoimiston asiakkaalle, joka saa kuukausiraportin liitteenä. Asiakas on rakennusalan pienyrittäjä, ei osaa lukea tuloslaskelmaa ja on kiireinen. Olemme sinutelleet aiemmin. Kirjoita enintään 150 sanaa. Kerro kolme asiaa: miten kuukausi meni verrattuna edelliseen, mikä yksittäinen erä poikkeaa eniten ja mitä hänen pitää tehdä ennen seuraavaa kuun kymmenettä. Käytä tavallista suomea, älä käytä sanoja tulos, kate tai jaksotus selittämättä niitä samassa lauseessa. Alla luvut: [liitä luvut tähän]
Miksi tämä toimii: Vastaanottajan osaamistaso ja kielto käyttää ammattitermejä selittämättä ovat ne kaksi ohjetta, jotka muuttavat tuloksen eniten. Ilman niitä malli kirjoittaa tilitoimiston kieltä tilitoimistolle.
Maksumuistutus, joka ei riko asiakassuhdetta
Lasku on erääntynyt, mutta asiakas on pitkäaikainen ja hyvä.
Kirjoita ystävällinen mutta selkeä maksumuistutus asiakkaalle, jonka lasku erääntyi 12 päivää sitten. Asiakas on ollut meillä seitsemän vuotta ja maksanut aina, joten oletus on unohdus eikä maksuvaikeus. Teitittele. Enintään 120 sanaa. Kerro laskun numero, summa ja eräpäivä, tarjoa mahdollisuutta sopia uudesta eräpäivästä jos tilanne on muuttunut, äläkä mainitse perintää tai viivästyskorkoa tässä viestissä lainkaan. Lopeta niin, että vastaaminen on helppoa.
Miksi tämä toimii: Kielto mainita perintä on tärkeämpi kuin mikään positiivinen ohje. Malli tuo oletuksena mukaan uhkauksen, koska maksumuistutusten opetusaineisto on täynnä niitä.
Arvonlisäveron muutoksen selitys asiakkaalle
Sama kysymys tulee kymmeneltä asiakkaalta samalla viikolla.
Kirjoita lyhyt selitys tilitoimiston asiakkaille siitä, mitä muutos tarkoittaa heidän hinnoittelunsa kannalta. Käytä näitä lukuja äläkä hae niitä muistista: yleinen arvonlisäverokanta on 25,5 prosenttia. Kohderyhmä on palvelualan yksinyrittäjät, jotka myyvät kuluttajille. Selitä erikseen mitä tapahtuu jos hinta pidetään ennallaan ja mitä jos vero siirretään hintaan. Enintään 200 sanaa, ei taulukoita, teitittele. Lopuksi yksi virke siitä, milloin kannattaa ottaa yhteyttä meihin.
Miksi tämä toimii: Luvun antaminen promptissa on tässä koko juju. Malli tuottaa muistista säännöllisesti vanhentuneen verokannan, koska vanhaa lukua on aineistossa vuosikymmenen verran ja uutta muutama vuosi.
Tiliöintiohjeen kirjoittaminen uudelle työntekijälle
Sama asia selitetään suullisesti joka kerta uudestaan.
Kirjoita sisäinen ohje uudelle kirjanpitäjälle siitä, miten toimitaan kun asiakkaalta tulee kuitti, josta puuttuu arvonlisäveroerittely. Ohjeen pitää olla toimintajärjestyksessä: mitä tarkistetaan ensin, mitä tehdään jos tieto löytyy, mitä jos ei löydy, ja missä vaiheessa asia siirretään esihenkilölle. Kirjoita numeroituna listana, enintään kahdeksan kohtaa, jokainen kohta yksi virke. Oletus on että lukija osaa kirjanpidon perusteet mutta ei tunne meidän tapaamme toimia.
Miksi tämä toimii: Toimintajärjestys ja siirtokynnys ovat ne kaksi asiaa, jotka tekevät ohjeesta käyttökelpoisen. Ilman niitä syntyy kuvaus, ei ohje.
Tarjouksen luonnos uudelle asiakkaalle
Tarjous pitää saada ulos samana päivänä kun soitto tuli.
Kirjoita luonnos tarjouksesta tilitoimiston palveluista. Asiakas on kahden hengen verkkokauppa, arviolta 120 ostolaskua ja 400 myyntitapahtumaa kuukaudessa, ei omaa taloushallinnon osaamista. Rakenne: mitä kuukausihintaan sisältyy, mikä laskutetaan erikseen, miten aineisto toimitetaan meille ja mikä on aloitusaikataulu. Älä keksi hintoja vaan jätä hinnan paikalle merkintä [hinta]. Teitittele, enintään 300 sanaa, ei myyntipuhetta eikä superlatiiveja.
Miksi tämä toimii: Nimenomainen kielto keksiä hintoja on välttämätön. Malli täyttää tyhjän kohdan mielellään uskottavalla luvulla, ja uskottava väärä luku on vaarallisempi kuin tyhjä kohta.
Tilinpäätösaineiston puutelista
Aineisto tulee vajaana, ja puutteet selviävät vasta työn aikana.
Laadi asiakkaalle lähetettävä tarkistuslista tilinpäätösaineistosta. Asiakas on osakeyhtiö, tilikausi on kalenterivuosi, toimiala on konsultointi. Listaa vain se, mikä tulee asiakkaalta – ei sitä, mitä teemme itse. Merkitse jokaisen kohdan perään suluissa miksi se tarvitaan, yhdellä lyhyellä virkkeellä. Järjestä lista siten, että eniten viivästyksiä aiheuttavat kohdat ovat ensimmäisenä. Enintään 12 kohtaa.
Miksi tämä toimii: Rajaus "vain se mikä tulee asiakkaalta" estää listan paisumisen sisäiseksi työlistaksi, ja perustelu jokaisen kohdan perässä vähentää kysymyksiä paluupostissa.
Miten näitä muokataan omaan käyttöön
Kolme kohtaa kannattaa vaihtaa aina. Vastaanottaja ja hänen osaamistasonsa ratkaisevat rekisterin, eli sen kuulostaako teksti kollegalle vai asiakkaalle kirjoitetulta. Pituusraja kannattaa asettaa suomeksi väljemmäksi kuin englanninkielisessä esikuvassa, koska sama asia vie suomeksi enemmän tilaa. Ja kiellot – "älä mainitse perintää", "älä keksi hintoja" – ovat lähes aina tehokkaampia kuin lisäohjeet siitä, mitä pitäisi tehdä.
Loput toimialat löytyvät promptikirjastosta, ja tilitoimiston työkaluvalinnat on käyty läpi omalla sivullaan: tekoäly tilitoimistossa.
Usein kysytyt kysymykset
Saako asiakkaan lukuja syöttää ChatGPT:hen?
Riippuu tilistä ja tiedosta. Kuluttajatason tili ilman tietojenkäsittelysopimusta ei sovi asiakkaan tunnistettavien tietojen käsittelyyn. Yritystason tili, jossa on sopimus ja syötteen käyttö mallin opetukseen on kytketty pois, on eri asia. Käytännön nyrkkisääntö tilitoimistossa: anna mallille rakenne ja luvut ilman asiakkaan nimeä ja tunnistetietoja, tai käytä yritystason tiliä. Aiheesta on oma opas, joka käy luokittelun läpi tarkemmin.
Miksi näissä kehotteissa annetaan verokanta valmiiksi?
Koska malli erehtyy siinä säännöllisesti. Suomalainen säädöstieto on opetusaineistossa marginaalissa, ja marginaalissa oleva tieto vanhenee huomaamattomasti. Yleinen arvonlisäverokanta on 25,5 prosenttia, mutta vanhaa lukua on aineistossa moninkertainen määrä uuteen verrattuna. Sama koskee kaikkia lukuja, joissa virhe maksaa jotain: anna ne itse äläkä pyydä mallia muistamaan.
Kannattaako nämä tallentaa omiksi GPT:iksi tai projekteiksi?
Kannattaa, jos sama kehote toistuu viikoittain. Tallennettuun ohjeeseen voi liittää toimiston oman äänensävyn ja vakiorakenteet kerran, jolloin niitä ei tarvitse toistaa joka kerta. Hyöty on suurin niissä kehotteissa, joissa on paljon toimistokohtaista vakiotietoa, ja pienin niissä, joissa jokainen tapaus on erilainen.
Toimivatko nämä myös muilla työkaluilla kuin ChatGPT:llä?
Toimivat. Kehotteissa ei ole mitään ChatGPT-kohtaista, ja ne on kirjoitettu niin että ne pärjäävät myös Clauden ja Geminin kanssa. Suomen kielen sujuvuudessa on eroja mallien välillä, ja se näkyy eniten pitkissä asiakasviesteissä. Vertailimme eroja erikseen.